見積依頼のメールが届く。図面を開く。案件管理に品名・数量・納期を打ち込む。図面管理にも同じ内容を入れる。町工場の事務は、この「読んで、打ち込む」の繰り返しでできています。1件は数分でも、毎日積み重なると、加工の段取りや営業に使いたい時間が削られていきます。この記事では、当社が実際にAIで減らした事務の中身と、同じことを貴社で始めるときの手順をお伝えします。
町工場の事務が減らない理由
事務が減らないのは、ソフトが足りないからではありません。多くの会社には、すでに案件管理や生産管理、会計のソフトがあります。時間を取られているのは、ソフトとソフトの「間」です。メールや図面を人が読み、内容を理解し、別の画面に打ち直す。この受け渡しは、相手ごとに書式が違うため、これまで自動化が難しい部分でした。
文章や図面を読んで内容をまとめる作業は、いまのAIが得意とするところです。つまり、いちばん手間のかかっていた「間」が、ようやく任せられるようになりました。
当社で実際に動いている「都度の事務」
私たちサーフ・エンジニアリング（神奈川県綾瀬市・従業員10人）では、次の事務をAIに任せています。いずれも他社の事例ではなく、当社で毎日使っている仕組みです。
見積依頼からの案件登録
届いたメールと図面をAIが読み、案件管理と図面管理の2つのアプリに登録します。当社の記録では、1件5〜10分かかっていた作業が2〜3分になりました。残った2〜3分は、AIが入れた内容を人が確認する時間です。
仕入先の書類の取り込み
仕入先から届く見積回答や納品書は、会社ごとに書式がばらばらです。手書きやFAXのものもあります。これをAIが読み取り、発注書類に反映します。書式をそろえてもらうようお願いする必要はありません。
確認用図面の作成
手書きや表計算ソフトで描いた図を、図面フォーマットに清書します。以前は1枚15〜20分かかっていましたが、いまは約47秒です。
ポイントは「一度手順を決めて、型にする」こと
AIに事務を任せるというと、毎回細かく指示を書くイメージを持たれるかもしれません。実際は逆です。最初に一度、「この種類の依頼が来たら、どこを読んで、どの欄に何を入れるか」を決めて型にします。型ができれば、あとは「これ登録しておいて」と一言頼むだけです。
型づくりで大事なのは、次の3点です。
- 例外を先に洗い出す。客先ごとの注文番号の付け方、支払条件の違いなど、ベテランが頭の中で処理している判断を書き出します。
- 人が確認する場所を決める。当社では、AIが作ったものは登録や送付の前に人が確認しています。全部任せるのではなく、確認の位置を決めることで安心して使えます。
- 今のアプリはそのまま使う。基本は、今お使いのものを活かして、間の受け渡しだけをAIに任せます。
正直なところ：向かない事務もあります
毎回やり方が変わる仕事、判断の根拠が人の経験にしかなく言葉にできない仕事は、すぐには型になりません。価格の最終判断のように、人が責任を持って決めるべきところもあります。AIに任せるのは「読む・転記する・作る」まで。決めるのは人、という線引きが現実的です。
貴社で始めるなら
私たちの「AI伴走支援」は、この型づくりを貴社の現場で一緒に行うサービスです。初回の訪問（3時間）で業務を見せていただき、最初に取り組む事務をひとつ決めます。その後、月2回・3か月の導入期で、社員の方と一緒にひとつずつ仕組みにしていきます。機械加工の会社なので、図面・公差・見積・発注の言葉がそのまま通じます。業務の説明から始めていただく必要はありません。
まとめ
- 町工場の事務の正体は、ソフトとソフトの間の「読んで打ち込む」作業
- 手順を一度決めて型にすれば、案件登録や書類の取り込みは一言で頼める
- AIは読む・転記する・作るまで。確認と判断は人が持つ
よくあるご質問
手書きやFAXの書類でも読み取れますか？
当社では、書式がばらばらの仕入先の見積回答や納品書（手書き・FAXを含む）をAIで読み取り、発注書類に反映しています。読み取った内容は人が確認しています。
今使っている案件管理のソフトは変える必要がありますか？
基本は、今お使いのものを活かしてAIでつなぎます。つなぐのが難しい場合は、入れ替えの検討からお手伝いします。
AIが間違えて登録することはありませんか？
間違える可能性はあります。そのため当社では、AIが作ったものは登録や送付の前に人が確認しています。確認する場所を決めておくことが大切です。
まずはご相談ください（無料）
「毎日の登録や入力を何とかしたい」という段階で、ぜひお聞かせください。貴社の事務のうち、どれがAIに向くかを一緒に見ます。
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お電話：0467-79-6506（平日 9:00〜17:00）
株式会社サーフ・エンジニアリング（神奈川県綾瀬市吉岡東3-10-3）
この記事の内容と数字は、当社で実際に動いている仕組みと当社の記録（2026年）にもとづいています。