「AIを入れるなら、今の生産管理システムも入れ替えですか」。AI活用のご相談で、最初に出てくる心配のひとつです。長年使い込んだ生産管理や会計のソフトには、その会社の仕事のやり方が染み込んでいます。入れ替えは費用も手間も大きく、現場の負担も避けられません。この記事では、今のシステムを活かしたまま、AIで「間」をつなぐという考え方を、当社の実例とともにお伝えします。
困っているのはソフトの中ではなく「間」
受注・見積、生産管理、発注・仕入、会計、帳票。多くの中小製造業では、それぞれに何かしらのソフトや表計算のファイルがあります。ひとつひとつは、それなりに動いています。時間を取られているのは、その間です。
- メールと図面を読んで、案件管理に打ち込む
- 案件管理の内容を、図面管理にも入れ直す
- 仕入先の見積回答を読んで、発注書類を作る
- 支払いの一覧を見ながら、会計ソフトに仕訳を入れる
これらは、人が「読む・転記する・作る」ことで成り立っている受け渡しです。システムを入れ替えても、取引先から届く書類の書式はばらばらのままなので、この手間はなくなりません。
アプリはそのまま。間の受け渡しをAIに
文章や図面、書式のそろっていない書類を読んで内容をまとめるのは、いまのAIの得意分野です。そこで私たちは、アプリには手を付けず、間の受け渡しをAIに受け持たせる形を基本にしています。
私たちサーフ・エンジニアリング（神奈川県綾瀬市の機械加工会社）でも、案件管理・図面管理・会計はそれぞれ別のアプリです。それを入れ替えることなく、次のようにつないでいます。
- 見積依頼からの案件登録：メールと図面をAIが読み、案件管理と図面管理の2つのアプリに登録。1件5〜10分が2〜3分に
- 仕入先の書類の取り込み：書式がばらばらの見積回答・納品書（手書き・FAXを含む）を読み取り、発注書類に反映
- 会計ソフトへの仕訳：案件管理の支払データから仕訳を作り、会計ソフトへ登録。月70件超を約13分
数字はいずれも当社の記録（2026年）です。AIが作ったものは、登録や送付の前に人が確認しています。
安全な順番：まず「読む」から
既存のシステムにAIをつなぐとき、私たちは順番を決めています。最初は、画面や出力データを「読む」ところからです。読むだけなら、元のデータが書き換わる心配がありません。登録や更新をAIに任せるのは、安全を確かめてからにします。
貴社のシステムを見せていただく場合は、開始前に秘密保持契約を結び、閲覧専用のアカウントをいただきます。指示なく登録・変更しないことは、契約でお約束します。
つなげないとき・足りないとき
ここは正直にお伝えします。どんなシステムでもつなげるわけではありません。古い会計ソフトなど、データの出し入れが難しく、つなぐのが困難なものもあります。その場合は、入れ替えの検討から導入までお手伝いします。
また、市販のパッケージでは足りない、その会社ならではの小さな業務もあります。そうした業務には、専用の道具を新しく作ることも承ります。内容によっては、訪問時間の外での作業になります。
つまり、「今のものを活かす」が基本で、入れ替えや新規作成は必要なときだけ一緒に考える、という順番です。最初から入れ替えありきの話はしません。
自社のシステムがつなげるかを知るには
判断の目安は、「データを画面で見られるか」「一覧をファイルに出せるか」です。どちらかができれば、まず読むところから始められる可能性があります。私たちの「AI伴走支援」では、初回の訪問（3時間）で業務とシステムを見せていただき、最初に取り組む仕事をひとつ決めます。その場で、できること・難しいことを率直にお伝えします。
まとめ
- 時間を取られているのはシステムの中ではなく、システムとシステムの間
- 基本は今のアプリを活かし、読む・転記する・作るをAIに任せる
- つなげない場合は入れ替えも、足りない場合は専用の道具づくりも一緒に考える
よくあるご質問
今使っている生産管理や会計のシステムは触りますか？
まずは画面や出力データを「読む」ところからAIを使います。登録や更新をAIに任せるのは、安全を確かめてからです。
古いシステムでもつなげますか？
ものによります。つなぐのが難しい場合は、入れ替えの検討から導入までお手伝いします。
パッケージソフトでは足りない業務があります。対応できますか？
個別の小さな業務に、専用の道具を新しく作ることも承ります。内容によっては、訪問時間の外での作業になります。
まずはご相談ください（無料）
「今のシステムのまま、AIで何かできるのか」。その確認からで構いません。お使いのソフトをお聞きし、できること・難しいことを率直にお答えします。
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お電話：0467-79-6506（平日 9:00〜17:00）
株式会社サーフ・エンジニアリング（神奈川県綾瀬市吉岡東3-10-3）
この記事の内容と数字は、当社で実際に動いている仕組みと当社の記録（2026年）にもとづいています。